V sodobnih podjetjih imajo veliko vrednost pomembni dokumenti in podatki, tudi če se ne uporabljajo neposredno pri opravljanju dejavnosti, s katero se podjetje ukvarja. Pogosto se izkaže, da je prav poslovna inteligenca ključnega pomena za uspeh na konkurenčnem trgu. A dober učinek lahko pričakujemo le v podjetjih, ki podatke učinkovito zbirajo, hranijo in obdelujejo, naposled pa znajo ta potencial tudi izkoristiti v praksi. Pri tem si lahko pomagamo na različne načine, predvsem z naprednimi računalniškimi orodji, pametno pa je opcije najprej spoznati in poznati njihove prednosti.
Že osnovni sistemi, ki se uporabljajo za upravljanje podatkovnih zbirk podjetja, so zelo dobrodošli. Omogočajo namreč urejeno zbiranje in hranjenje podatkov – to lahko uporabimo za elektronski arhiv, če moramo pomembne poslovne dokumente trajno hraniti na varnem mestu. Urejena zbirka pomembnih poslovnih informacij pa koristi tudi na druge načine. Navsezadnje imamo s tem tudi boljši nadzor nad poslovanjem podjetja in lažje sprejemamo pomembne poslovne odločitve. To nam recimo omogoča kadrovska mapa, s katero imamo dober pregled nad kadrom. Kadrovska mapa močno pomaga pri vodenju projektov in oblikovanju učinkovitih delovnih skupin, seveda pa so ti podatki ključni tudi za optimizacijo delovnih procesov in obvladovanje stroškov. Poslovna inteligenca torej zajema tudi tiste informacije, ki so vezane na samo podjetje, in že s temi si lahko močno pomagamo. Kadrovska mapa je na tem področju le ena izmed opcij, ki jih je pametno izkoristiti.
Poslovna inteligenca nam lahko še bolj pomaga pri drugih opravilih pri vodenju podjetja. Zbiramo namreč tudi podatke o strankah in konkurenci ter nasploh o stanju na trgu. To lahko uporabimo pri upravljanju odnosov s strankami in partnerji, pri iskanju novih kupcev in pri načrtovanju razvoja podjetja. Vsekakor bodo pomembne poslovne odločitve lažje, rezultat pa boljši, če jih podpira kakovostna poslovna inteligenca. Na to je treba misliti že pravočasno, da imamo ob teh odločitvah res na voljo vse potrebne podatke.