Poslovna inteligenca združuje vse vrste informacij, predvsem pa dokumentov, ki se uporabljajo pri uspešnem poslovanju podjetja. Učinkovito zbiranje, shranjevanje in obdelava teh podatkov omogoča, da informacije izkoristimo v svoj prid in na ta način dosežemo nove poslovne uspehe. A najprej bo treba oblikovati učinkovit sistem, šele nato bomo želi rezultate takšnega dela.
Dokumentni sistemi
Osnovno orodje za podjetja, ki želijo organizirano zbirati, shranjevati in obdelovati poslovne informacije, so dokumentni sistemi. Že ti omogočajo veliko. Ne gre namreč le za arhiviranje starih računov, čeprav je seveda tudi to ena izmed funkcionalnosti. Na ta način se zbirajo in shranjujejo vsi dokumenti, ki vplivajo na poslovanje podjetja, tako prejeti kot izdani dokumenti in mnogi drugi podatki. Ključna naloga takšnega sistema pa je razvrščanje in prikazovanje podatkov. Prav na tem področju se poslovna inteligenca pretvori v zares oprijemljivo in uporabno prednost. Zgolj seznam računov, urejenih po datumu, nam ne pomaga nič, a če te račune segmentiramo, iz njih pridobimo informacije o zaslužkih in stroških, ter vse te podatke oblikujemo v poročilo, smo že naredili bistveno večji korak. Še bolje pa je, če je vse to opravljeno avtomatsko. Prav to omogočajo sodobni dokumentni sistemi, poleg tega pa imajo še obilo drugih funkcionalnosti.
Bolj, kot so tovrstni sistemi kompleksni, več informacij bodo lahko obdelali, rezultat pa so natančnejše analize in uporabnejša poročila. Seveda pa lahko poslovna inteligenca v takšni obliki lahko povzroči več zmede kot koristi – zato so sodobni dokumentni sistemi zelo učinkoviti pri poenostavljanju informacij in pripravi jasnih poročil.